サポートのHP更新手順

自分が担当者となっているメールの確認手順
メールワイズの「担当メール」をクリックすると、自分が担当者となっているメールの一覧が表示されます。

作業の優先順位を決定
基本は古い依頼から先に対応します。
休診お知らせ追加、診療時間の変更、求人情報の変更、等の緊急性の高い作業はなるべく早めに対応します。
お客様からの本公開依頼も、優先して対応をお願いします。

提出見込み日の予測
基本は、依頼日の翌2営業日までに作業します。
翌2営業日以上かかる場合は、翌日中にお客様に納期を伝えるメールを送信します。
金曜に依頼を受け、完了が土日以降になる案件も、後日対応することをメールで連絡します。

テスト公開／本公開の判断

• 「テスト公開」を指定された場合、一般に公開する前にお客様へテストページを送り、確認を依頼します。
• 「本公開」を指定された場合、修正後すぐに一般公開しお客様に公開完了を報告します。
• テスト公開／本公開の指定がない場合は、基本的にテスト公開を実施します。軽微な修正のみの場合は、直接本公開でも構いません。

お知らせの更新や、WordPressでの更新の場合は、テスト公開ができません。
WordPressでテスト公開を依頼された場合は、修正イメージの画面キャプチャをメールで送付し、確認を依頼します。
直接本公開するのが心配な場合は、一度テスト公開して自己チェックした後に、本公開を行っても構いません。

★/☆マークについて（要注意顧客）
クリニック名に☆または★がついているクリニックは、過去にクレームが発生したクリニックです。納期や対応に注意してください。

受領メール（納期の連絡）
下記の場合、できるだけ依頼を受けた当日に連絡します。

• 修正内容の提示が、依頼日の翌2営業日より先になりそうな場合
• 金曜に依頼を受け、完了が土日以降になる案件
• 連休前に依頼を受け、完了が連休明けになる案件

送信内容
メールテンプレート「サポート＞更新作業＞受領（依頼集中時）」または「サポート＞更新作業＞受領（ボリューム）」を利用します。
普段と作業量が変わらないのに「ボリュームがございますため」と伝えると、問い合わせが来る場合があるので注意しましょう。

保守更新プランはメールワイズとkintoneで確認します。
保守外の作業内容を依頼された場合は、作業する前にお客様にお見積り金額をご連絡します。
金額にご了承をいただいた後、更新作業を実施します。
・関連資料：サポート用ブック「保守更新内容」

メールワイズでの確認手順

1. 該当案件のメールを開きます。
2. メール上部に表示されている「注意事項」「保守契約」「サーバー」「メモ」等を確認します。

「顧客情報」記載のクリニック名に☆または★がついているクリニックは、過去にクレームが発生したクリニックです。納期や対応に注意してください。

kintoneでの確認手順

1. kintoneのHERO Customerで、該当クリニックを表示します。
2. 「Webサービス内容」と、画面右のコメントを確認します。

メールワイズと共有フォルダで確認します。

他の人が修正中のHPのデータは、基本的に編集してはいけません。
複数人で1つのHPを更新すると、意図しない内容が反映される、先に修正されていた内容を打ち消してしまう（先祖返り）、というリスクが高くなります。
誤った内容を公開しないよう、自分以外がHPを修正中ではないか確認します。
また、当月の修正が何度目かも確認します。
※ひと月に修正可能な回数は、お客様の契約プランによって決まっています。

メールワイズでの確認手順

1. メールワイズの右上「メールを検索」のテキストボックスに、クリニック名を入力し検索します。
   
2. 「状況・確認者」の欄が「テスト公開中」や「保留」になっているメールがないか確認します。
3. 「テスト公開中」や「保留」のメールがある場合、そのメールの担当者に状況を確認します。
4. 当月のメールを確認し、修正が行われている回数をカウントします。

作業中フォルダの確認手順
※WordPressの場合は不要です。作業中フォルダを可能しないため。

1. クリニックの「HP」フォルダ内に「★★★○○作業中★★★」のようなフォルダが無いか確認します。
   「HP」フォルダの場所は、kintoneの「顧客フォルダパス」で確認します。
   
2. 作業中フォルダがある場合、作業中フォルダに書かれている名前の人に状況を確認します。
   

自分のPCのローカル環境（デスクトップ等）に、自分用の対応用フォルダ（顧客名のフォルダ）を作成します。
対応用フォルダの作成手順

＜初回のみ＞

1. 対応用フォルダの元データ「__作業用新規フォルダ.zip」をGoogleドライブからダウンロードします。
   対応用フォルダの元データ（__作業用新規フォルダ.zip）格納場所
2. デスクトップなど、自分が分かりやすい場所に「作業用」という名前の空フォルダを作成します。
   
   この「作業用」フォルダの中に、対応用フォルダを作成していきます。
3. 1でダウンロードした「___新規作成用.zip」を「作業用」フォルダの中に格納します。
4. 「___新規作成用.zip」を解凍します。
   解凍後、「___新規作成用.zip」は不要なので削除してください。
   
5. 「__作業用新規フォルダ」の中にある「日付フォルダ作成_220314.bat」をテキストエディタ（メモ帳等）にドラッグします。
6. 15行目、「●●作業中」の「●●」を自分の名前に変更します。
   
7. 「Ctrl」＋「S」で保存し、テキストエディタを閉じます。
8. 「日付フォルダ作成_220314.bat」をダブルクリックして挙動を確認します。
   「作業中フォルダ」と、当日の日付名フォルダが自動生成されたら成功です。
   自動作成されたフォルダは検証が完了したら削除してください。
   

＜修正対応の前＞

1. 「___新規作成用」フォルダをコピーし複製します。
2. 複製した「___新規作成用 - コピー」のフォルダ名を、顧客名に変更します。
   このとき、顧客目の前にアルファベットやひらがなを入れておくと、後から対応用フォルダを探しやすくなります。
   
   必要に応じて、対応世フォルダ内の「日付フォルダ作成_220314.bat」を使用してフォルダを生成します。

FTP接続情報メモの作成手順

1. 対応用フォルダ内の「memo.txt」を開きます。
2. 1行目にkintoneの「顧客名（クリニック名・屋号）」をコピー＆ペーストします。
3. ３行目の「/public_html/」の前に、サーバー情報（kintoneの「サーバー（制作・サポート入力）」に記載されている文字列）を貼り付けます。
   
4. ３行目の「/public_html/」の後と、６行目の「/」の後に、ドメイン（kintoneの「URL」に記載されている「https://」の後の文字列）を貼り付けます。
   
   以下が完成イメージです。
   

・本公開中データ：本番サーバーにアップしているデータのこと。
・修正用データ：共有フォルダ上に保管しているデータのこと。
ホームページ、DTP等のデータは全て下記に格納されています。
\\192.168.11.30\share\お客様データ

※WordPressの場合、修正用データを保管しないため、本手順は不要です。

修正前に、本公開中データと修正用データが同じであることを確認します。
修正用データと本公開中データの差異を放置したまま、修正用データを変更してアップロードすると、「本公開データとの差異」＋「変更内容」をアップしてしまうことになります。
依頼内容以外の変更を間違ってアップロードしないよう、事前にデータの差異を確認しましょう。

FileZillaでの差異確認手順

1. 接続するサーバーを、作成した接続情報メモの3行目、または、kintoneの「サーバー（制作・サポート入力）」で確認します。
   「hero116XXX.xsrv.jp」の部分です。
   
   
2. FileZillaで以下に接続します。
   ・サーバー：1で確認したサーバー
   ・ローカルサイト：クリニックの修正用データが格納されているフォルダ
   ・リモートサイト：クリニックの本番サーバー（「memo.txt」の「●本番」直後に記載した内容。ドメイン。）
   
   左側にローカルサイトで設定した場所、右側にリモートサイトで設定した場所が表示されます。
3. 「リモートサイト」に表示された「public_html」をクリックします。
   
4. ディレクトリ比較アイコン（虫眼鏡のアイコン）と同期ブラウジングアイコン（緑・オレンジの矢印のアイコン）をクリックします。
   
   ・ディレクトリ比較：ローカルサイトとリモートサイトにあるフォルダとファイルの更新日を比較する機能
   ・同期ブラウジング：ローカルサイトまたはリモートサイトのディレクトリを移動すると、もう片方も同じディレクトリに移動する機能
5. フォルダ、ファイルの表示に色が付きます。
   
   ・緑色：更新日時が新しいフォルダ、ファイル
   ・黄色：比較対象のフォルダ内に存在しないフォルダ、ファイル

左側（ローカルサイト側）に、緑色で表示されているファイルがある場合、本公開より後にファイルを修正している可能性が高いです。
内容に差異がないか、データの内容を確認してください。

※WordPressの場合、修正用データを保管しないため、本手順は不要です。

作業中フォルダの格納手順

1. 修正用データが格納されている共有フォルダ「HP」を開きます。
2. 「HP」フォルダ内に「★★★XX作業中★★★」フォルダを格納します。
   
   ※「XX」の部分には、自分の名前を記載します。
   Windows利用者の場合、「日付フォルダ作成_220314.bat」をダブルクリックすると、「★★★XX作業中★★★」フォルダが自動生成されます。

htmlファイル等で作成されているHPの場合、Dreamweaverを利用して修正します。
WordPressで作成されているHPの場合、WordPressの管理画面にログインして修正します。

Dreamweaverの接続手順

1. 「サイト」を選択し、「新規サイト」をクリックします。
   
2. 以下を入力します。
   ・サイト名：顧客名頭文字＋kintoneの「顧客名（クリニック名・屋号）」
   ・ローカルサイトフォルダー：編集用データが格納されている共有フォルダのパス
   
3. 「詳細設定」-「クローク」を選択し、「クロークを使用可能にする」のチェックを外します。
   
4. 「詳細設定」-「デザインノート」を選択し、「デザインノートの保持」のチェックを外します。
   
5. 右下の「保存」ボタンをクリックします。
   

Dreamweaver右側に、「ローカルサイトフォルダー」で設定したフォルダ内のファイル一覧が表示されます。

WordPress管理画面へのログイン手順

1. kintoneの「お客様パスワード」タブを選択します。
2. 「タイトル」に「WordPress（社内用）」と記載されている行の「管理画面URL」にアクセスし、「ユーザー名」「パスワード」を利用してログインします。

「タイトル」に「WordPress（お客様用）」と記載されている行の情報は、お客様用のログイン情報です。
お客様の編集画面を確認する等、特別な場合のみ使用します。通常の更新では使用しないでください。

・テスト公開：テストサーバーにデータをアップロードすること
・本公開：本番サーバーにデータをアップロードすること

テスト公開用のデータはテストサーバーに、本公開用のデータは本番サーバーにアップロードします。
テストサーバーにアップロードしたデータは、URLを知っている人だけ確認できます。
本番サーバーにアップロードしたデータは、一般公開されます。

WordPressの場合、テスト公開はできません。WordPressでテスト公開を依頼された時は、修正後画面のキャプチャを送付し、確認を依頼します。

共有サーバー内に「news」フォルダがある場合、本番サーバーにアップロードしないでください。
共有サーバー内に「news」フォルダを見つけた場合は、backupフォルダに移動してください。
「news」フォルダの中身はHPの表示されているお知らせの内容です。
共有サーバーにある「news」フォルダをアップロードすると、お客様が更新したお知らせが消えてしまい、トラブルの原因となります。

テストサーバーへのアップロード（テスト公開）手順

1. FileZillaで、以下に接続します。
   ・ローカルサイト：クリニックの修正中データが格納されているフォルダ
   ・リモートサイト：クリニックのテストサーバー（「memo.txt」の「●テストサーバー」直後に記載した内容）
2. リモートサイト（右側）内のデータ一覧が表示されているエリアで右クリックし、「ディレクトリの作成」を選択します。
   
3. 「作成するディレクトリ名を入力」で「新規ディレクトリ」部分を「HP_（アップロードの日付）」に変更し、「OK」ボタンをクリックします。
   例）2024年1月9日の場合：HP_240109
4. 作成したディレクトリ内に移動します。
   最初はデータが無い「空のディレクトリリスト」と表示されます。
5. ローカルサイト（左側）データ一覧にあるテスト公開用のデータを選択した状態で、右クリックし、「アップロード」を選択します。
   
   基本的に、以下はテストサーバーにアップロード不要です。
   ・「news」フォルダ
   ・自分で格納した「★★★XX作業中★★★」フォルダ
   ・.htaccess
   ・Search Consoleの所有権確認用ファイル（googleXXXXXXXXXXXXXXXXX.html）
   ・sitemap.xml
   ・末尾が「_bk」等となっている、バックアップ用のファイル
6. 以上でテスト公開は完了です。
   以下の「テスト公開ページの確認手順」でテストページを確認しましょう。

テスト公開ページの確認手順

1. テスト公開用フォルダを開いた状態で、「リモートサイト：」の文字列をブラウザのアドレスバー（URL入力欄）に入力します。
   例）/hero116XXX.xsrv.jp/public_html/XXclinic.jp/HP_240109
2. 入力した文字列から「public_html/」を削除します。
   例）/hero116XXX.xsrv.jp/XXclinic.jp/HP_240109
3. 「Enter」キーを押すと、テスト公開ページが表示されます。

本番サーバーへのアップロード手順
本番サーバーにアップする前に、ローカルの作業用フォルダにバックアップを取りましょう

1. FileZillaで、以下に接続します。
   ・サーバー：作成した接続情報メモの3行目、または、kintoneの「サーバー（制作・サポート入力）」で確認
   ・ローカルサイト：クリニックの修正中データが格納されているフォルダ
   ・リモートサイト：クリニックの本番サーバー（「memo.txt」の「●本番」直後に記載した内容。ドメイン。）
2. 「リモートサイト」に表示された「public_html」をクリックします。
3. ディレクトリ比較アイコン（虫眼鏡のアイコン）と同期ブラウジングアイコン（緑・オレンジの矢印のアイコン）をクリックし、更新したファイルを確認します。
   ローカルサイト（左側）の更新したファイルが、緑色に表示されるはずです。
4. 更新したファイルのバックアップをとります。
   「リモートサイト」に表示されている、更新したファイル・フォルダを選択し、エクスプローラー「01_本番バックアップ」にドラッグします。
   
   必要に応じて、更新したファイルも「02_作業後データ」にバックアップします。
   ※更新箇所が多い場合や、修正から更新まで時間が経った場合など、変更内容を改めて確認したい場合はこのタイミングで確認します。
5. 「ローカルサイト」データ一覧にある修正済みデータを選択した状態で、右クリックし、「アップロード」を選択します。
   
   本番サーバーに同名のファイルが存在する場合、「ターゲットファイルは既に存在しています。」と表示されます。
   本番サーバーに更新したファイルをアップロードして問題無い場合は，以下を選択して「OK」をクリックします。
   ・アクション：上書き
   ・現在のキューにのみ適用する
6. 以上で本公開は完了です。
   アップ忘れファイルが無いかをFileZilla確認してください。（左側（ローカルサイト側）に、緑色で表示されているファイル（更新日時が新しいファイル）は、アップロードを忘れているファイルの可能性があります。）
   確認が完了したら、作業前に格納した「★★★XX作業中★★★」フォルダを削除しましょう。

修正はPCで行いますが、患者様はスマホで閲覧されることが多いため、スマホでの確認も行います。
・PCでの確認：業務に利用しているPCで確認します。
・スマホでの確認：自分の端末または事務所にある検証用端末で確認します。
Chromeを利用している場合は、拡張機能「QRコード作成器」を利用します。

拡張機能のインストール・利用手順

1. 「QRコード作成器」のページを開きます。
   https://chrome.google.com/webstore/detail/qr-code-generator/afpbjjgbdimpioenaedcjgkaigggcdpp
2. 「Chrome に追加」をクリックします。
3. QRコードを作成したいページを開いた状態で、「QRコード作成器」のアイコンをクリックします。
4. 表示されたQRコードを、スマホで読み取ります。

確認観点

• 依頼内容を正確に反映できているか
  反映漏れや、修正ミスが無いか確認します。
• 誤字や脱字はないか
  日本語文章として明らかな誤字・脱字を見つけた場合は修正して反映します。
• レイアウトが崩れていないか
  レイアウトが崩れたり、コンテンツが切れていたりしないか確認します。
  PC画面の固定バナーを更新した場合は、ディスプレイサイズ「1366×768」でもバナーが見切れないか確認します。

顧客へ送るメールを作成します。
用意されているメールテンプレートを使い、送信先と内容に合わせてメールを作成します。

送信メール作成手順

1. メールワイズで依頼メールを開きます。
2. 「返信する」ボタンをクリックします。
   
   送信メール編集画面が開きます。
3. 宛先を確認・編集します。
   
   ※宛先は特に注意してください。
   ・依頼メールで[メールアドレス2]や[メールアドレス3]の記載がある場合は、CCに該当のメールアドレスを追加します。
   ・営業やディレクターからの依頼で、連絡先がお客様のアドレスを指定された場合は、TOにお客様のメールアドレス、CCに依頼者（営業・ディレクター）のメールアドレスを追加します。
   ・宛先について、メールワイズの注意事項やkintoneコメントに指示がある場合は、その指示に従ってください。
4. 「テンプレート挿入」ボタンをクリックします。
   
5. 表示されたテンプレートの中から、適切なものを選択します。
6. メール本文を修正します。
7. 「書きかけ保存する」ボタンをクリックします。
   
   編集したメールが保存されます。

メールテンプレートについて
作業効率化のため、よく使用するメール文章のテンプレートが用意されています。
メールワイズ画面の「テンプレート」をクリックすると、テンプレート一覧が表示されます。

右上のテキストボックスで、テンプレートを検索できます。

よく使うテンプレート

検品者が該当メールを確認できるよう、メールワイズのステータスと確認者を変更します。

メールワイズの操作手順

1. 該当メールの「返信する」をクリックします。
   
2. 以下の変更を実施します。
   ・状況：「送信まち」
   ・確認者：検品担当者
   ・作業量：20分、60分等
   ・依頼種別：「修正更新」（メールアドレス発行の場合は「メール発行」、見積もりの場合は「見積り・請求」など、適切なものを選択）
   
3. 「変更する」ボタンをクリックします。

修正後は自分でメールを送信せず、必ず第三者が検品を行います。

検品依頼手順

1. Slackの「サポート_検品」チャンネルを開きます。
2. 以下のフォーマットで、検品を依頼します。
   @検品者
【院名】
【ステータス】
【備考】
お手すきの際にご確認お願いいたします。

・検品者：通常は濱田さんに依頼します。ローテーションの指示が出た場合は、自分の検品担当者に依頼します。
・院名：修正依頼されたクリニック名を記載します。
修正したHPのクリニックではなくコンサル等に連絡する場合は、「クリニック名（連絡先会社名）」のように記載します。
＜例＞XXクリニックの修正を、YY株式会社へ連絡→XXクリニック（YY株式会社）
・ステータス：主に「テスト公開」「そのまま公開」「公開のみ」「修正＋公開」を使用します。
検品者に分かりやすいよう記載してください。
備考：検品者への連絡事項があれば、記載します。

メール送信手順

1. メールワイズで、メールを送信する案件を開きます。
2. 「返信内容を編集する」ボタンをクリックします。
3. 「送信する」ボタンをクリックします。
   送信内容の確認画面が表示されます。
   ※このタイミングでは、まだ送信はされません。
4. 送信内容確認画面で、メールを最終確認します。
   ここで「内容を修正する」ボタンをクリックすると、メールを編集できます。
5. 「送信後の処理状況」のプルダウンから、適切なステータスを選択します。
   ・テスト公開中：テスト公開のメールを送信するとき
   ・保留：見積もりや修正内容の確認等、相手からの返答が必要なメールを送信するとき
   処理済み：本公開のメールを送信するとき
6. 「送信する」ボタンをクリックします。
   メールが送信されます。

入手先

バージョン3.6以上だと、heroCMSへ接続できません。
バージョン3.5系をインストールしてください。

• Windows：https://filezilla.jp.uptodown.com/windows/download/3849261
• Mac：https://filezilla.jp.uptodown.com/mac/download/3849265

設定ファイルの導入と初期設定

初回は、サポートの先輩から「FileZilla.xml」（設定ファイル）をもらって、インポートしてください。

エクスポート手順

1. Filezillaの「ファイル」をクリックします。
   
2. 「エクスポート」をクリックします。
   
3. 「エクスポートの設定」で「サイトマネージャー エントリをエクスポート」と「設定をエクスポート」にチェックを入れます。
   
4. 「OK」をクリックします。
   
5. 「FileZilla.xml」を保存する場所を選択し、「保存」をクリックします。

設定ファイルがエクスポートされます。

インポート手順

1. Filezillaの「ファイル」をクリックします。
   
2. 「インポート」をクリックします。
   
3. 先輩からもらった「Filezilla.xml」を選択し、「開く」をクリックします。
4. 「設定をインポート」で全てにチェックを入れます。
5. 「OK」をクリックします。

設定ファイルがインポートされます。

初期設定

1. 「転送」の「転送したファイルのタイムスタンプを維持」にチェックを入れる
   

上記を実施することで、転送するファイルのタイムスタンプを維持した状態でアップロードできます。
（デフォルトの設定では、タイムスタンプがアップロードした日時となります。）

サーバーへの接続

1. サイトマネージャーアイコンをクリックします。
   
   これまで接続したことのあるサーバーが表示されます。
2. 「新しいサイト」をクリックします。
   
3. 「新規サイト」の名称を変更します。
   
4. 「ホスト」「ユーザー」「パスワード」を入力します。
   
   入力する情報は以下で確認してください。
   ・エックスサーバー FTP
5. 「接続」をクリックします。
   

新しいサーバーに接続されます。

• ローカルサイト（左側）：アップロードするファイル等を表示するエリアです。
• リモートサイト（右側）：アップロード先を表示するエリアです。

FileZillaでファイルを上書きすると、元の状態には戻りません。
本番サーバーにファイルをアップロードする前に、必ず本番サーバーからファイルをダウンロードしてバックアップを取ってください。

ドラッグ＆ドロップで、ファイルをダウンロード・アップロード可能です。